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Jetzt RegistrierenDie Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 30.000 Studierenden und 8.400 Mitarbeiter*innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher*innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.
In der Abteilung „Pharmazeutische Biologie“ am Institut für Pharmazie und Molekulare Biotechnologie der Universität Heidelberg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen:
Sekretariat/Assistenz (w/m/d)
Aufgaben
- Professionelle deutsch- und englischsprachige Kommunikation in Wort und Schrift
- Vertrags- und Budgetmanagement, u. a. im Kontext nationaler und internationaler Drittmittelprojekte (EU, DFG, BMBF, Stiftungsmittel etc.)
- Organisations- und Managementaufgaben in Forschung, Lehre und akademischer Verwaltung
- Kommunikation, z. B. mit Studierenden, Mitarbeiter*innen, zentraler Verwaltung
- Unterstützung von Beschaffungsprozessen
- Planungsaufgaben, z. B. für Dienstreisen
- Themenspezifische Unterstützung und Recherchetätigkeit
- Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, z. B. wissenschaftlichen Konferenzen oder Workshops
- Administrationsaufgaben in der Lehre
Profil
- Mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung aus einer vergleichbar-verantwortlichen Tätigkeit
- Erfahrung in Verwaltung und Management in der akademischen Forschung, z. B. im Beschaffungswesen und Rechnungswesen sowie im universitären Lehr- und Prüfungsbetrieb, z. B. Eintragung von Noten, Ausstellen von Bescheinigungen
- Erfahrungen in der verantwortlichen Verwaltung von Forschungsfördermitteln (Landesmittel, Drittmittel verschiedener Geldgeber) werden vorausgesetzt. Förderlich sind dabei insbesondere Erfahrungen in der Verwaltung von EU-Mitteln, z. B. ERC
- Selbstständiges Arbeiten wird erwartet
- Sehr gute Ausdrucksweise in Deutsch und Englisch
- Sehr gute Anwender*innenkenntnisse der MS Office-Programme und Bereitschaft zur Einarbeitung in Software für die o. g. Verwaltungs- und Koordinationsaufgaben
- Organisations- und Planungsstärke
- Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
- Repräsentatives und freundliches Auftreten
Darüber hinaus sind für Ihre Bewerbung förderlich:
- Erfahrungen in der Organisation und Verwaltung von Verbundprojekten
- Kenntnisse der Landeshochschulgesetze sowie Promotions- und Prüfungsordnungen
- Erfahrungen in der Organisation von wissenschaftlichen Konferenzen
- Erfahrungen im Personalmanagement im öffentlichen Dienst
- Erfahrungen in der organisatorischen Begleitung von Berufungsverfahren
- Erfahrungen mit SAP-Buchhaltungssystem
Wir bieten
- Einen vielseitigen und ansprechenden Arbeitsplatz in einem kollegialen, internationalen Umfeld
- Eine fundierte Einarbeitung
- Flexible, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle mit den Vorteilen des öffentlichen Dienstes
- Ein vielfältiges universitäres Angebot wie bezuschusstes Deutschlandticket, Veranstaltungen, Hochschulsport und interne Weiterbildung
Die Stelle ist grundsätzlich teilbar. Die Vergütung erfolgt nach TV-L bis zur Entgeltgruppe 9a.